Politique de confidentialité

1. Champ d’application

La présente politique décrit la collecte, l’utilisation, la conservation, la transmission et la protection des données personnelles lors de la consultation de notre site, de la création d’un compte, du passage d’une commande ou d’un échange avec notre service client.

Nous déterminons les finalités et les moyens utilisés pour traiter les données personnelles et agissons en qualité de responsable du traitement. L’identité juridique du responsable du traitement est indiquée dans les mentions légales du site.

Les traitements décrits dans la présente politique sont régis par :

• Le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016

• La loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés

• L’article 82 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 pour les cookies et les autres traceurs

Les articles 12 et 13 du règlement (UE) 2016/679 exigent que les informations portant sur le traitement des données soient présentées de manière concise, transparente, compréhensible et facilement accessible.

La consultation du site ne constitue pas un consentement au traitement des données lorsque le règlement (UE) 2016/679 ou l’article 82 de la loi n° 78-17 exige une action positive de l’utilisateur.

2. Collecte des données et utilisation des cookies

Nous pouvons collecter les catégories de données suivantes.

Données d’identification et de contact :

• Nom et prénom

• Adresse postale

• Adresse de facturation

• Adresse de livraison

• Adresse électronique

• Numéro de téléphone

Données de commande :

• Numéro de commande

• Articles commandés

• Quantités et prix

• Taxes indiquées lors du paiement

• Historique des commandes

• Informations de livraison

• Numéro de suivi

• Annulations, retours et remboursements

Données de paiement :

• Montant de la transaction

• Devise

• Date et état du paiement

• Moyen de paiement

• Identifiant transmis par le prestataire de paiement

Les données complètes de carte bancaire sont traitées par le prestataire de paiement au moyen de ses propres systèmes sécurisés. Nous ne conservons pas le cryptogramme de la carte.

Données techniques :

• Adresse IP

• Type d’appareil

• Système d’exploitation

• Navigateur

• Pages consultées

• Date et heure de connexion

• Journaux techniques et de sécurité

Données du service client :

• Contenu des messages

• Documents et photographies transmis

• Date et heure des échanges

• Motif d’une demande ou d’une réclamation

Le site peut utiliser les catégories de cookies suivantes :

• Cookies strictement nécessaires au panier, à la connexion, au paiement et à la sécurité

• Cookies fonctionnels permettant de mémoriser les choix demandés par l’utilisateur

• Cookies analytiques mesurant l’utilisation du site

• Cookies statistiques mesurant le trafic et les performances des pages

L’article 82 de la loi n° 78-17 exige une information claire sur la finalité des traceurs et sur les moyens permettant de les refuser. Les cookies qui ne sont pas strictement nécessaires ne sont déposés ou lus qu’après l’accord préalable de l’utilisateur.

Le module de gestion des cookies permet :

• De tout accepter

• De tout refuser

• De choisir chaque catégorie

• De modifier les choix

• De retirer un accord déjà donné

Les commandes « Tout accepter » et « Tout refuser » sont présentées avec le même niveau de visibilité et la même facilité d’utilisation. Les choix d’acceptation ou de refus sont conservés pendant six mois avant qu’une nouvelle décision puisse être demandée.

Le retrait peut être effectué à tout moment depuis le module de gestion des cookies. Il doit être aussi simple de retirer son accord que de le donner.

Lorsqu’un outil de mesure d’audience remplit toutes les conditions permettant son utilisation sans accord préalable, la durée de vie de son traceur est limitée à treize mois et les informations recueillies sont conservées pendant vingt-cinq mois au maximum.

3. Utilisation et transmission des données

Les données personnelles sont utilisées pour :

• Créer, confirmer et traiter les commandes

• Vérifier les paiements

• Préparer les articles

• Organiser les livraisons en France

• Envoyer les informations de suivi

• Traiter les annulations, retours et remboursements

• Répondre aux demandes du service client

• Prévenir les fraudes et les accès non autorisés

• Maintenir la sécurité et le fonctionnement technique du site

• Établir les factures et conserver les pièces comptables

• Défendre un droit en cas de litige

Les données peuvent être communiquées uniquement aux destinataires qui en ont besoin pour accomplir une mission définie :

• Prestataires de paiement

• Transporteurs et services logistiques

• Prestataires d’hébergement

• Prestataires de maintenance informatique

• Prestataires du service client

• Conseillers comptables ou juridiques

• Autorités administratives, fiscales ou judiciaires disposant d’un pouvoir légal de demande

Les transporteurs reçoivent notamment le nom, l’adresse de livraison, le numéro de téléphone et les renseignements nécessaires à l’acheminement du colis.

Les prestataires traitant des données pour notre compte sont encadrés par un contrat écrit répondant aux exigences de l’article 28 du règlement (UE) 2016/679. Ils ne peuvent traiter les données que sur instruction documentée et doivent mettre en œuvre des mesures de confidentialité et de sécurité.

Les données personnelles ne sont ni vendues ni louées pour des activités commerciales extérieures à notre site.

Certaines données peuvent être transférées au Japon. La décision d’exécution (UE) 2019/419 de la Commission européenne reconnaît un niveau de protection adéquat pour les transferts vers les organismes japonais entrant dans le champ de la loi japonaise sur la protection des informations personnelles. Cette décision est en vigueur.

Lorsqu’un destinataire situé dans un autre pays ne bénéficie pas d’une décision d’adéquation adoptée au titre de l’article 45 du règlement (UE) 2016/679, le transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou par l’un des mécanismes expressément énumérés aux articles 46 à 49 du même règlement.

4. Conservation et sécurité des données

Les données sont conservées pendant des périodes déterminées en fonction de leur finalité.

• Les données nécessaires à la gestion d’une commande sont conservées pendant la relation avec le client, puis archivées pendant cinq ans pour permettre l’exercice ou la défense d’un droit.

• Les actions personnelles ou mobilières sont soumises au délai de prescription de cinq ans fixé par l’article 2224 du Code civil.

• Les factures et pièces comptables sont conservées pendant dix ans, comme l’impose l’article L123-22 du Code de commerce.

• L’écrit constatant un contrat électronique d’un montant égal ou supérieur à 120 € est conservé pendant dix ans dans les conditions fixées par les articles L213-1, D213-1 et D213-2 du Code de la consommation.

• Les échanges avec le service client sont conservés pendant trois ans après la clôture de la demande, sauf lorsqu’ils doivent être archivés pendant cinq ans comme preuve.

• Les journaux techniques et de sécurité sont conservés pendant douze mois, sauf lorsqu’un incident exige leur maintien pendant la durée de l’enquête.

• Les choix portant sur les cookies sont conservés pendant six mois.

• Les données utilisées pour une prospection auprès d’un client sont supprimées au plus tard trois ans après la fin de la relation commerciale, sauf opposition antérieure du client.

À la fin de chaque période, les données sont supprimées, rendues anonymes ou placées dans une archive dont l’accès est limité.

Nous mettons en œuvre notamment les mesures de sécurité suivantes :

• Chiffrement des échanges au moyen du protocole TLS

• Limitation des accès aux personnes autorisées

• Attribution de droits d’accès selon les missions

• Authentification des personnes disposant d’un accès

• Mise à jour des logiciels et composants de sécurité

• Sauvegardes régulières

• Contrôle des journaux de sécurité

• Procédures de restauration des données

• Vérification des prestataires ayant accès aux données

L’article 32 du règlement (UE) 2016/679 exige des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques présentés par le traitement. En cas de violation pouvant créer un risque pour les droits et libertés des personnes, l’article 33 prévoit une notification à la CNIL dans les 72 heures après sa découverte. L’article 34 exige une information sans retard injustifié des personnes lorsque le risque est élevé.

Le refus des cookies non nécessaires n’empêche pas la consultation du site ni le passage d’une commande. Certaines fonctions facultatives de personnalisation ou de mesure peuvent toutefois être désactivées.

5. Droits des utilisateurs

Les utilisateurs disposent des droits suivants :

• Droit d’accès prévu par l’article 15 du règlement (UE) 2016/679

• Droit de rectification prévu par l’article 16

• Droit à l’effacement prévu par l’article 17

• Droit à la limitation du traitement prévu par l’article 18

• Droit à la portabilité prévu par l’article 20

• Droit d’opposition prévu par l’article 21

• Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé prévu par l’article 22

• Droit de retirer son consentement prévu par l’article 7, paragraphe 3

• Droit de déposer une réclamation auprès de la CNIL prévu par l’article 77

Le retrait du consentement ne remet pas en cause les opérations effectuées avant la date du retrait.

Le droit à l’effacement ne permet pas de supprimer immédiatement les factures, les contrats électroniques et les autres données dont la conservation est imposée par les textes cités dans la section 4.

Une demande doit préciser :

• Le droit exercé

• Le nom et le prénom du demandeur

• L’adresse électronique utilisée sur le site

• Le numéro de commande lorsque la demande porte sur un achat

• Les données visées par la demande

Lorsque l’identité du demandeur ne peut pas être vérifiée avec certitude, nous pouvons demander des informations complémentaires limitées à cette vérification, comme l’autorise l’article 12, paragraphe 6, du règlement (UE) 2016/679.

Nous répondons au plus tard un mois après la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie. Le demandeur est informé de la prolongation et de ses motifs pendant le premier mois.

L’utilisateur peut déposer une plainte auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés lorsque sa demande reste sans réponse, reçoit une réponse incomplète ou fait l’objet d’un refus insuffisamment expliqué.

6. Bases juridiques du traitement

Chaque traitement repose sur l’une des bases énumérées par l’article 6, paragraphe 1, du règlement (UE) 2016/679.

Exécution d’un contrat — article 6, paragraphe 1, point b) :

• Création et traitement d’une commande

• Paiement

• Préparation et expédition

• Livraison

• Annulation

• Retour

• Remboursement

• Réponse à une question portant sur une commande

Obligation légale — article 6, paragraphe 1, point c) :

• Conservation des factures pendant dix ans

• Conservation des contrats électroniques répondant aux critères des articles L213-1, D213-1 et D213-2 du Code de la consommation

• Réponse aux demandes d’une autorité disposant d’un pouvoir légal

• Respect des obligations comptables et fiscales

Intérêt légitime — article 6, paragraphe 1, point f) :

• Sécurisation du site

• Prévention de la fraude

• Détection des accès non autorisés

• Correction des erreurs techniques

• Conservation des preuves nécessaires à un litige

Avant un traitement fondé sur l’intérêt légitime, nous vérifions que l’objectif poursuivi ne porte pas une atteinte excessive aux droits et libertés de l’utilisateur.

Consentement — article 6, paragraphe 1, point a) :

• Dépôt de cookies analytiques ou statistiques exigeant un accord préalable

• Activation de fonctions facultatives reposant sur des traceurs

• Autres traitements présentés à l’utilisateur avant son choix

L’article 7, paragraphe 3, du règlement (UE) 2016/679 autorise le retrait du consentement à tout moment.

7. Contact et service client

Pour toute question portant sur la confidentialité, les cookies, la sécurité des données ou l’exercice d’un droit, veuillez contacter notre service client :

E-mail : sysadmin@livexiohouse.com
Téléphone : +81 (704) 460 42 99
Horaires : du lundi au vendredi, de 8 h 40 à 15 h 40
Zone de service : France

Les demandes reçues en dehors des horaires d’ouverture sont enregistrées à leur date de réception et examinées à partir du jour ouvrable suivant.